Organizar los recibos

Con el Día del Impuesto a nuestras espaldas, ahora es el momento de aprender a organizar los recibos para que la presentación del próximo año requiera menos tiempo. La rutina que funcionará mejor para usted depende de su situación fiscal. Los autónomos necesitan sus recibos antiguos más que los que toman la deducción estándar, y eso significa que también necesitarán una organización más completa.

Sin embargo, la preparación de impuestos no es la única razón por la que debe mantener organizados sus recibos. Si usa sus tarjetas de débito o crédito para pagar sus compras, realmente debería comparar sus recibos con sus estados de cuenta mensuales. Esto es particularmente cierto cuando agrega una propina, ya que pueden ocurrir errores honestos.

Recientemente descubrí esto cuando una propina de 10 euros en una pestaña de 30 euros se convirtió en una factura total de 60 euros porque un mesero cansado ingresó accidentalmente el total de alimentos como una propina al ingresar su copia. Los empleados cambiantes pueden trabajar con daños aún más considerables.

Como explica Lifehack, también necesitará esos recibos si desea intercambiar un artículo, tiene un problema cubierto por la garantía o desea un reembolso en una cuenta de gastos de empleado. Así que pruebe uno de estos métodos para tener esos recibos bajo control en solo unos segundos por día y tenga la tranquilidad de tener sus activos cubiertos.

Cómo organizar los recibos

1. El sobre colgante. Si no trabaja por cuenta propia, no desglose y rara vez haga compras importantes, este método simple puede ayudarlo a pasar el año. Simplemente tome un sobre grande, escriba «Recibos» y el año en el exterior. Ahora péguelo con cinta adhesiva dentro de la puerta de su armario de cocina o armario de abrigos, donde sea que pueda guardar los recibos tan pronto como ingrese a la casa, luego hágalo. Si necesita encontrarlos, sabrá exactamente dónde están. Al final del año, purgue los recibos innecesarios y selle el sobre para almacenar el resto.

2. Hay una aplicación para eso. Probablemente. Algunas aplicaciones le permiten usar su teléfono inteligente o tableta para organizar y archivar recibos. Ni siquiera tiene que esperar hasta llegar a casa: escanéelos en la tienda o cuando suba a su automóvil, y ya está. Busque en la tienda de aplicaciones de su dispositivo una que funcione para usted.

3. El método de la caja de leche. Utilizo este sistema, que toma solo unos segundos cuando entro por la puerta. Para esto, querrá una caja de algún tipo y 12 archivos colgantes. Etiquete los archivos colgantes con los meses del año. Ahora deslice las carpetas de archivos manila en el archivo colgante de cada mes, etiquetando las carpetas manila con las categorías de recibo. Cuando entre por la puerta, transfiera los recibos a la carpeta de manila correspondiente al mes y listo. Cuando lleguen sus extractos bancarios, compárelos con los recibos archivados para verificar los montos y luego elimine los no deducibles. Algunas sugerencias para categorías de carpetas:

• Prescripción médica
• Reparaciones en el hogar
• Reparación de autos
• Artículos caros
• Gastos de trabajo
• Caridad
• Cuidado de niños
• Misc. (Temporal)
• Estados de cuenta bancarios

Lo importante es que, una vez que decidas cuál es tu método favorito para organizar los recibos, lo implementes y quedarse con eso. Sea realista sobre la cantidad de espacio que tiene para esto: si no tiene espacio para una caja de leche cerca de donde ingresa a su casa o apartamento, no la usará. Haga espacio o elija un enfoque que se adapte a su espacio.